Häufig gestellte Fragen

Zunächst ist es wichtig, den Rahmen des Projekts abzustecken. Dies wird erreicht durch:

• Eine Analyse Ihres bestehenden HRIS, um einen vollständiges Überblick Ihrer aktuellen Anwendungslandschaft zu erhalten.
• Überlegungen zu den Bedürfnissen und den damit verbundenen Funktionalitäten, um Ihr HRIS-Ziel zu formulieren und eine Einführungsstrategie festzulegen.
• Ermittlung der Lücken in Bezug auf Ihr Ziel, um die vor dem Projekt zu erledigende Arbeit vorwegzunehmen.

Dann muss über die technischen Aspekte des Ziel-HRIS nachgedacht werden:

• Positionierung der HRIS-Architektur: Kern-HR Master/ Hybrid / Slave
• Der Umgang mit Schnittstellen ist ein kritischer Punkt bei der Implementierung eines HRIS-Projekts, der erhebliche Auswirkungen auf die Planung und die Budgetierung des Projekts haben kann.

Letztlich ist es notwendig, vor dem Projekt intern daran zu arbeiten:

• Die Harmonisierung und Standardisierung ihrer Prozesse zu vertiefen.
• Quelldaten zu überarbeiten und Repositories zu strukturieren
• Die Rollen zu definieren und die Verfügbarkeit von Projekt- und lokalen Teams zu berücksichtigen. Die Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektteilnehmer (DIRH, ISD, Sponsor, Hauptnutzer usw.) festzulegen.

Wir haben festgestellt, dass sich HR-Funktionen heute auf 3 wesentliche Themen konzentrieren:

• Über die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit verfügen
• Einsatz von Ressourcen mit den erforderlichen Fähigkeiten
• Kontrolle des Budgets

Letztendlich lassen sich diese drei Schwerpunkte in einem gemeinsamen Ziel zusammenfassen: Pragmatisch mit einem optimierten Budget vorgehen.

Internationale Konzerne sehen sich einem verschärften Wettbewerb ausgesetzt, der durch immer rasanteren Technologiewandel und sich ändernde Fähigkeiten gekennzeichnet ist. Um diese drei Ziele zu erreichen, müssen die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen, vor allem aber müssen die Leistungen mit den richtigen Indikatoren gemessen werden können. Die Digitalisierung ist daher ein Schlüsselelement für den Erfolg.

Mit dem Aufkommen der Cloud sind wir nun in der Lage, diese Effizienzherausforderungen im Rahmen eines kontrollierten Budgets zu bewältigen. Die Cloud ist ein Zusammenschluss von Software und Plattformen, der Kosten senkt und Unternehmen Flexibilität bietet. Abrechnung nach dem Umlageverfahren, begrenzte Verpflichtungen, Parametrisierung und Einführung in aufeinanderfolgenden Phasen sowie kontinuierliche Verbesserung sind die Auswahlkriterien großer Konzerne, die von den Anbietern berücksichtigt werden.

Die bewährten Praktiken von HR Path:

Vor der Implementierung von IT-Lösungen ist es wichtig, eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Verfahren durchzuführen, die für Streuverluste verantwortlichen zu ermitteln, und die Art der einzusetzenden Software auszuwählen. Diese Bestandsaufnahme bietet außerdem die Möglichkeit, Finanzprognosen zu erstellen, um die Vorteile der Abrechnung nach dem Umlageverfahren (Preisschwankungen nach oben oder unten) zu nutzen, d. h. um die Nebenkosten, die teuer sein können, zu rationalisieren.

Die Migration in die Cloud kann auf verschiedenen Ebenen stattfinden:

• „Lift and shift“: die Verlagerung vorhandener Daten in die Cloud, wodurch jedoch weder der ROI optimiert noch die Vorteile der Technologie genutzt werden.
• „Replatforming“: Rückkauf von Produkten, um auf ein anderes Produkt umzusteigen
• „Refactoring“ oder „Repurchasing“: Umstellung der Anwendung auf eine cloudbasierte Funktionsweise
• „Repurchasing“: Aufgabe der alten Anwendungen zugunsten einer vollständigen Migration in die Cloud

Bei der Auswahl des Werkzeugs muss das Ziel der Prozessoptimierung durch Zeitersparnis und höhere Effizienz stets im Auge behalten werden. Die Lösungen müssen funktional sein. Um Software in der Praxis zu bewerten, gibt es nichts Aufschlussreicheres als „Demos“. Sie bieten die Möglichkeit, mit den Anbietern über Funktionalitäten und Optimierungen zu diskutieren.

Die auf dem Markt angebotenen Technologien sind mit einer „flexiblen“ Logik der ständigen Verbesserung konzipiert. Die Projekte sind in 5 Phasen unterteilt: Planung, Konfiguration, Abnahme, Einsatz und Nutzung.

Unsere Empfehlung für die Einrichtung eines Cloud-Projekts

Zu guter Letzt sollte möglichst vermieden werden, die Lösung individuell anpassen zu wollen. Die Lösungen wurden vom Anbieter entwickelt, um bewährte Verfahren international gemeinsam zu nutzen. Zudem befinden sich die Werkzeuge in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und werden ständig weiterentwickelt. Daher ist es besser, die Lösung und ihre Anwendungen für einen optimalen Betrieb so zu übernehmen, wie sie sind.

Cloud-Umstellungsprojekte sind technisch komplex und erfordern personelle, organisatorische und finanzielle Investitionen. Es ist unerlässlich, bei der Einführung der Lösung angemessen begleitet zu werden, damit diese dem Unternehmen nützt.

Cloud-basierte HR-Lösungen sind in zunehmendem Maße auf dem Markt verfügbar und, wenn sie erst einmal eingerichtet sind, effizient und einfach zu nutzen. Dies gilt jedoch nur, wenn das Projekt korrekt ausgearbeitet worden ist. Denn nur weil eine Lösung „intelligent“ ist, heißt das noch lange nicht, dass sie auch „einfach“ umzusetzen ist.

Hier sind die 6 Fallstricke, die Sie vermeiden sollten, um Ihr HR-Cloud-Projekt erfolgreich abzuschließen:

1. Das bestehende System nachbilden wollen

Wenn Sie Ihre aktuellen Strukturen replizieren wollen, stoßen Sie möglicherweise an die Grenzen der SaaS-Tools, was die Anpassungsmöglichkeiten betrifft. Die Anbieter haben ihre Werkzeuge so effizient wie möglich gestaltet und daher einen Konfigurationsrahmen auf der Grundlage bewährter Verfahren festgelegt. Daher ist es wichtig, ihrer Logik zu folgen und ihre Lösungen zu übernehmen, anstatt sie anzupassen.

Außerdem ist ein HR-Cloud-Projekt nicht nur ein technisches Projekt, sondern auch eine Gelegenheit, Ihre Verfahren zu überprüfen und Ihre Praktiken zu vereinfachen / zu harmonisieren: In der Vorprojekt- und Bewertungsphase des bestehenden Systems können Sie die Gelegenheit nutzen, um die Entwicklung Ihrer Lösungen zu hinterfragen.

2. Der Gedanke, dass es mit einer flexiblen Methodik einfach ist

Cloud-Projekte werden im Allgemeinen mit flexiblen Methoden durchgeführt, die den Erfolg der Projekte erleichtern und sichern sollen. Diese Flexibilität entbindet jedoch nicht von der Verantwortung, den Aufgaben und den Bedürfnissen entsprechnd vorausschauend zu handeln… Diese Methode setzt voraus, dass alle Projektbeteiligten in der Lage sind, ihre Aufgaben fristgerecht zu erfüllen, und dass ein sehr strikter Zeitplan eingehalten wird. Der Fortschritt des Projekts hängt von der Professionalität der Beteiligten ab. Voraussetzung dafür ist, dass jeder von ihnen konsequent: weiß wie man einen dauerhaften Projektrhythmus mit klarer Steuerung durchsetzt und verfolgt. Das ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts.

3. Sie haben nicht von Anfang an damit gerechnet, dass sie Unterstützung für Änderungen erhalten:

Ein Cloud-Projekt kommt schnell voran. Es ist notwendig, sich bereits im Vorfeld des Projekts mit einer Strategie für das Change Management zu befassen, ohne auf dessen Umsetzung zu warten. Obwohl die Werkzeuge benutzerfreundlich und einfach zu verstehen sind, muss ihr Einsatz „vorbereitet“ werden, damit sie dem Unternehmen sofort nach ihrer Inbetriebnahme nützen:

• Planen Sie die Kommunikationsmaßnahmen während des gesamten Projekts, die am Ende zu einem Höchstmaß an Informationen für die künftigen Nutzer führen.
• Benennen Sie vor Ort Botschafter, die als Ansprechpartner für die Einführung des Werkzeugs fungieren und an den Workshops oder der Abnahmephase beteiligt sind.
• Informieren Sie die Mitglieder der Geschäftsleitung, die Ihre wichtigsten Stützen sein werden
• Usw.

4. Alles sofort wollen

Die neuen Cloud-Werkzeuge sind sehr attraktiv und innovativ. Sie bieten das Beste in Sachen Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit usw. Die Versuchung ist groß, sofort alles zu ändern und sie überall einzusetzen. Das wäre an sich schon ein Fehler, denn es würde weder die digitale Reife des Unternehmens noch die Fähigkeit der Nutzer, sich die Instrumente anzueignen, berücksichtigen. Es ist notwendig, je nach Kontext schrittweise vorzugehen und den Widerstand gegen Veränderungen zu berücksichtigen. Auch eine Cloud-Lösung, wie erfolgreich sie auch sein mag, wird mit der Zeit aufgebaut. Mit anderen Worten: Die Veränderung sollte nicht erzwungen werden. Die bewährteste Praxis besteht darin, in mehreren Projektphasen zu arbeiten, die sich nach den Bedürfnissen des Unternehmens, des Personalwesens usw. richten, um Prioritäten zu setzen.

5. Verschiedene Werkzeuge einsetzen

Auf dem Markt gibt es eine Reihe von kleinen „Best-of-Breed“ Cloud-Werkzeugen: Hierbei handelt es sich um spezielle Softwarepakete für einen bestimmten Bereich, die als die besten in ihrer Kategorie gelten. Eine übermäßige Vermehrung in Ihrer Anwendungslandschaft führt jedoch zu einer unzusammenhängenden, inhomogenen HRIS-Architektur, die einen hohen Aufwand für die Planung, Durchführung und Wartung der Integration erfordert.

Mit einer vollständigen, globalen und integrierten HR-Cloud-Lösung wie SAP SuccessFactors erhalten Sie eine einzige Datenbank mit weniger zu verwaltenden Schnittstellen, integrierten und konsolidierten Berichten, Skalierungsvorteilen und, was am wichtigsten ist, einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit.

6. Die IT-Abteilung vernachlässigen

Cloud-Werkzeuge sind so konzipiert, dass sie für das Unternehmen sehr leicht zugänglich sind. Es ist jedoch wichtig, die IT-Abteilung in das Projekt und anschließend in die Wartung des Werkzeugs einzubeziehen. Sei es für allgemeine Fragen zur IT-Architektur, Integration mit anderen Werkzeugen, DSGVO, Beziehungen mit dem Anbieter bei technischen Themen usw. Sie werden Ihre IT-Abteilung benötigen. Sie sollten sie daher bereits in der Phase der Werkzeugauswahl und anschließend während des gesamten Projekts einbeziehen, um ihre Mitwirkung und Unterstützung sicherzustellen, wenn Sie sie brauchen.