Para poder prestarle un mejor servicio, a continuación incluimos las preguntas frecuentes sobre la experiencia en externalización de las nóminas. Estas preguntas frecuentes le permitirán entender mejor nuestro enfoque y nuestros servicios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo externalizar sus nóminas con HR Path?
La externalización de las nóminas es cada vez más atractiva para las empresas, pero ¿se embarcan en este proyecto por las razones adecuadas? ¿Son conscientes de los beneficios reales de este tipo de proyectos? Las nóminas constituyen una función esencial de los recursos humanos y, precisamente por este motivo, es importante identificar bien el impacto que su externalización puede tener en la empresa y definir una metodología adaptada. HR Path le proporciona las claves para tener éxito en todos sus proyectos de externalización.
Motivos financieros, pero no en exclusiva
La reducción de los costes es uno de los principales motivos que empujan a muchas empresas a externalizar la gestión de sus nóminas. En un contexto en el que, con frecuencia, deben hacer más con menos, la delegación de las funciones de soporte es una opción lógica. De hecho, la externalización de las nóminas genera, casi siempre, un ROI positivo. Pero las razones que empujan a las empresas a tomar esta decisión son muy variadas y no siempre priman los motivos financieros. La dificultad para contratar a especialistas en nóminas cualificados y experimentados parecer ser otro factor determinante. La carrera por los talentos es muy competitiva en el sector de los recursos humanos y una rotación importante o unas simples jubilaciones pueden plantear problemas importantes para el departamento de RRHH.
Prevenir el riesgo normativo
La externalización de las nóminas es, por tanto, una externalización de los talentos de RRHH, pero también y sobre todo una delegación de responsabilidades. Las nóminas es un tema sensible en el seno de la empresa: unas nóminas estables y correctas mantienen la paz social, mientras que unas nóminas falaces contribuyen a generar rápidamente tensiones internas.
Al confiar esta tarea a especialistas externos a la empresa, los dirigentes evitan las posibles tensiones que podrían emerger de este tipo de errores. Con un mismo gesto, protegen a la empresa del riesgo normativo, el cual ejerce un peso creciente sobre los servicios de RRHH. El ámbito de las nóminas está sujeto a una gran actividad legislativa y exige, por tanto, esfuerzos constantes de vigilancia normativa, a riesgo de que la empresa se vea obligada a pagar cuantiosas sanciones. En este sentido, la externalización de las nóminas está tan motivada por una necesidad de tranquilidad y seguridad normativa como por un imperativo de reducción de los costes.
Estar bien acompañado
Debido a todas estas ventajas, la externalización de las nóminas goza de una popularidad creciente. Sin embargo, antes de lanzarse a ella, es importante conocer los riesgos y saber que ciertos proyectos se saldan con una profunda insatisfacción por parte del cliente. La culpable casi siempre es: una comunicación insuficiente entre el prestatario y el cliente.
La externalización de las nóminas no debe, en efecto, limitarse a la delegación de una tarea. Debe conllevar una asunción total de los procesos de colaboración internos: ¿a quién se van a dirigir los colaboradores? ¿Cómo se tratarán los datos y se intercambiarán con los demás servicios? Para responder a todas estas preguntas, la empresa que externaliza sus nóminas debe transmitir información exhaustiva sobre sus procesos internos, de lo contrario, las herramientas y los métodos implementados no serán los adecuados.
Medición del ROI de una externalización
El retorno sobre la inversión de una externalización de las nóminas no solo tiene implicaciones económicas; también es importante medir los aspectos cualitativos. Cuando una empresa confía sus nóminas a un especialista, tiene derecho a esperar una calidad superior respecto a lo que antes se llevaba a cabo a nivel interno. Por este motivo, se podrán implantar dispositivos de medición del rendimiento para esta externalización, ahí donde antes era habitual fiarse de manera intuitiva del nivel de satisfacción de los colaboradores. De este modo, el valor añadido de la externalización de HR Path posee múltiples facetas: abarca la tranquilidad ante el riesgo normativo, la concentración en el eje central de la actividad y una mejora cualitativa de los procesos de tramitación de las nóminas. Dentro de esta lógica, la externalización debe recibir el tratamiento de un verdadero proyecto empresarial.
¿Cuáles son las ventajas de externalizar las nóminas con HR Path?
La empresa que decide externalizar también opta por centrarse en tareas de alto valor añadido y garantizar una mejor calidad de los servicios gracias al ahorro de tiempo y dinero.
Cuando esta opta por externalizar sus nóminas (confiar el tratamiento de las hojas de nóminas de sus trabajadores y sus DSN a un prestatario), debe tener en cuenta una serie de factores: debe medir los costes y los beneficios de esta externalización, tanto en términos monetarios como de tiempo y seguridad.
HR Path le presenta de manera resumida las ventajas que la empresa debe incorporar a su reflexión antes de tomar una decisión.
VENTAJAS
- Seguridad y garantías jurídicas
En primer lugar, la conformidad. Sin abandonar el ejemplo de las nóminas, hoy en día, un buen número de empresas debe hacer frente a los cambios legales, igual de abundantes.
Externalizar sus nóminas y ponerlas en manos de expertos garantiza un resultado conforme a la legislación en vigor: en efecto, en constante evolución, las normativas jurídicas se someten a un análisis constante por parte de las empresas de gestión de nóminas y estas se actualizan de manera instantánea, lo cual evitará posibles litigios con los colaboradores.
Los litigios con la URSSAF (Seguridad Social en Francia) y otros organismos sociales debido a errores también se reducen al mínimo.
- La gestión de las competencias
En efecto, resulta muy complicado encontrar actualmente en el mercado a personal competente en nóminas, formarlo y, sobre todo, conservarlo. Con la externalización, la empresa tiene la garantía de beneficiarse de los conocimientos más expertos, en todo momento. Finalmente, el último argumento nada desdeñable es el económico, puesto que, al externalizar ciertos procesos, la empresa podrá centrar todas sus energías en lo que realmente representa valor añadido para ella.
- Ahorro de tiempo
Si hay necesidad de adquirir estas competencias a nivel interno, externalizar las nóminas permitirá a la empresa ahorrar tiempo y dinero, concretamente, en formación y contratación.
- Simplificación del proceso
Además, con los programas de software de gestión de nóminas, que son complejos y requieren cierta especialización, se acabaron las pérdidas de tiempo. La mayor parte del tiempo, la empresa solo interaccionará con una interfaz simplificada, además de su interlocutor dedicado.
- Control mejorado de los costes
Los costes internos asociados a las nóminas (directos e indirectos) suelen ser difíciles de medir (p. ej.: configuración, explotación, cambios en el software, etc.). La externalización permite reducirlos, al tiempo que se controla mejor el presupuesto total con la inclusión de los costes externos.
Importante
Antes de firmar el contrato que la vinculará con su prestatario, la empresa debe definir el perímetro que delega. ¿Abarca solo las nóminas? ¿Qué ocurre con las cotizaciones a la seguridad social? ¿Y con el informe de RSE?
Para ello, debe decidir su nivel de externalización. Hay cuatro: el material y el alojamiento, el mantenimiento (TMA), el material y el mantenimiento (ASP o SaaS – base mutualizada entre varios clientes) y el proceso en sí mismo y sus actores (BPO).
Si su empresa opta por la externalización de las nóminas, le recomendamos implementarla el 1 de enero del año en cuestión para facilitar la transición.
¿Cómo externalizar sus nóminas a nivel internacional con HR Path?
Los retos de la externalización de las nóminas varían según el país
La externalización de las nóminas tiene muchas ventajas, como la reducción de los costes directos y sobre todo indirectos (a menudo ocultos), la ausencia de errores y la reducción de los riesgos en general para la empresa. Al externalizar, se beneficia de una especialización adicional en materia de nóminas, al tiempo que evita el coste de la contratación, la gestión de la rotación y los efectos «palanca» de un equipo interno. Optar por la externalización de las nóminas significa poder confiar en los equipos externos de los gestores de las nóminas, desde el punto de vista legal, cultural o técnico. La facilidad de comunicación es un punto clave puesto que las nóminas son un proceso que combinan recursos internos y un colaborador específico.
Las exigencias específicas a cada país
Los husos horarios, los días trabajados, el idioma, la divisa, la religión, la política o incluso las prácticas culturales son elementos a tener en cuenta cuando deseamos externalizar las nóminas de la empresa.
En Singapur, por ejemplo, el origen étnico y las creencias religiosas de los empleados deben indicarse y registrarse de manera muy específica para poder acceder a los fondos salariales. En Australia y Nueva Zelanda, la normativa exige que las vacaciones remuneradas sean gestionadas por el propio servicio de nóminas, en lugar del departamento de RRHH. Asimismo, el dominio del inglés escasea en determinados países de Asia y Extremo Oriente, como Japón, Corea del Sur, Vietnam, Indonesia y Tailandia. Bélgica exige que el prestatario de las nóminas sea además gestor social. En EE. UU., integran los conceptos del pago y el «benefit management».
Los rasgos específicos de cada país convierten la externalización de las nóminas en un ámbito complejo si el servicio no lo presta un interlocutor local, que comprende y se adapta a los desafíos. Por tanto, el contacto con un gestor de nóminas local resulta esencial a la hora de elegir a su interlocutor a cargo de la externalización.
¿Cómo pueden las microempresas y las pymes externalizar sus nóminas con HR Path?
Al optar por externalizar las nóminas de su empresa, puede ahorrar tiempo a sus empleados y beneficiarse de la experiencia de la profesión. Este servicio no está reservado a las grandes empresas, ya que la externalización de nóminas con HR Path está disponible en varios niveles en función de sus necesidades.
La externalización de las nóminas como mediador universal para todo tipo de empresa
A pequeña o gran escala, el servicio de nóminas sigue siendo una opción estratégica para la empresa. Tanto si hablamos de una microempresa como de una gran empresa, actualmente existe en el mercado de los servicios de nóminas una solución externalizada adaptada a sus necesidades. Por ejemplo, las empresas con un único prestatario, un único responsable, un único MSA o un único CRM se decantan por este servicio.
Externalizar las nóminas de la empresa proporciona conformidad (garantía gracias a la legislación en materia de salarios); una interfaz de SIRH (siempre que sea posible, con base en la nube), además de un sistema de entrega de informes. Asimismo, este servicio pone a disposición un colaborador local de confianza que presta un servicio al cliente de proximidad.
La externalización es un vector de reducción de los costes y del TCO (coste total de propiedad) y le vincula en materia de confidencialidad de los datos (RGPD). Ofrece también ventajas en términos de flexibilidad, puesto que su prestatario tiene en consideración la evolucionabilidad de la empresa, ya sea desde el punto de vista geográfico, como del número de empleados a tener en cuenta.
La elección de un prestatario adaptado a su estructura
Para las microempresas, se recomienda recurrir a un prestatario de servicios de nóminas que, con el tiempo, resulte más rentable que contar con un recurso interno. En el seno de las microempresas, cuando las nóminas no se externalizan a un gestor externo, el máximo responsable de la empresa es quien se encarga de su emisión, y esta tarea suele interferir con sus funciones principales, entre ellas, una expansión adecuada de la empresa. Si tenemos en cuenta el coste de la solución (variable en función de la experiencia del gestor), el coste de las nóminas y el coste de las cotizaciones sociales, resultará significativamente más interesante para las empresas de menos de 10 asalariados contar con un prestatario de nóminas externo.
En el caso de las pymes, la gestión de las nóminas corre por cuenta del responsable de recursos humanos, también responsable de la administración de los empleados, de la contratación, de la formación profesional, del desarrollo de los recursos humanos, etc. La gestión de las nóminas requiere mucho tiempo y, en este caso, este tiempo se consume en detrimento del desarrollo de los recursos humanos en su conjunto. De forma paralela, no es muy frecuente que un responsable de RRHH domine todos los aspectos específicos de las nóminas. La contratación de un experto en nóminas supone un coste nada desdeñable.