La GTA (Gestion des Temps et Activités) a le vent en poupe !

Le marché des outils de Gestion des Temps Activités (GTA) progresse à grand pas, et bénéficie d’un regain d’intérêt face au contexte économique difficile… La gestion des talents, star des SIRH à l’heure actuelle, n’a qu’à bien se tenir !

Souvent associée à la planification, la GTA permet non seulement de maîtriser les coûts et gagner en productivité, mais offre également à la fonction RH de nombreuses fonctionnalités afin d’ajuster au mieux les ressources aux besoins.

La GTA, qu’est-ce que c’est ?

Pour gagner en performance, les entreprises se tournent de plus en plus vers le pilotage de l’activité, c’est-à-dire un suivi des prestations effectuées (les fameux « temps passés ») ainsi qu’une optimisation des ressources en fonction des besoins. Cette recherche de performance, associée historiquement à l’industrie, touche désormais également les activités de service.

Les outils de GTA amènent les entreprises à structurer leur activité et à mettre en place une véritable organisation du travail. Grâce aux outils techniques, il devient possible de mesurer et valoriser le travail de chaque collaborateur pour chaque client. C’est notamment une manière de rendre tangible et quantifiable un service dans les activités tertiaires.

Cette fonction, riche en réglementations à la fois légales et organisationnelles, requiert de s’adapter à tous les modèles entrepreneurials (secteur, effectifs, conventions etc.).

Vers un modèle collaboratif et décentralisé 

Les outils de GTA offrent à la fonction RH de nombreuses fonctionnalités lui permettant de se recentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée ; on parle ici bien sûr de la décentralisation de la gestion des absences et des plannings vers les managers de proximité, ou encore des espaces collaboratifs en « Self-Services », qui permettent aux collaborateurs de gérer eux-mêmes leurs congés ou consulter leur compteur. C’est la raison pour laquelle la GTA est de plus en plus Mobile, et disponible sur Smartphone et tablette.

GTA et planification : équité, répartition des tâches et pénibilité

La planification est un processus qui permet de générer des horaires de manière optimisée, en fonction de la charge de travail prévue. Avant l’apparition des logiciels de gestion, la planification était souvent « excelisée », sous forme de tableaux très complexes, accessibles uniquement aux experts.

Les solutions de planification collectent et analysent toutes les données utiles (variation du chiffre d’affaire, fréquentation des points de vente), y ajoute des pourcentages d’évolution, et tiennent compte des réglementations légales, du Core RH (contrat de travail, compétences, disponibilités etc.), ainsi que des objectifs fixés par l’entreprise. Mixez toutes ces données et vous obtiendrez une prévision d’activité et un planning légal le plus économique et le plus performant possible.

Pour se faire, ces outils doivent impérativement s’adapter aux besoins, aux conventions et réglementations spécifiques, aux différents secteurs d’activité, ou encore à la taille des entreprises. Souplesse et adaptabilité sont donc les mots d’ordre si vous souhaitez vous munir d’une solution de GTA.

Autre enjeu important : l’équité dans la répartition des tâches, à l’heure de la prévention de la pénibilité au travail.

La planification est donc devenue l’affaire de tous, pilotée aussi bien par les RH, la DSI et les directions, et n’est plus un sujet spécifiquement opérationnel de problématiques terrain.

GTA et Paie : une paie simplifiée et juste

La gestion des temps et des activités permet, grâce à un système de « Workflow »,  de collecter, contrôler et valider les temps de travail effectués par les salariés. Les moteurs sont programmés en fonction des réglementations légales, des conventions collectives et autres accords d’entreprises, ce qui offre la possibilité de calculer rapidement et de manière fiable les éléments variables (Astreintes, heures supplémentaires etc.).

L’automatisation des calculs permet donc de fiabiliser les données, qui sont transmises directement à la gestion de la Paie.  Si anomalie il y a, un système d’alerte vous le notifie immédiatement. Ce processus garantit donc une Paie contrôlée, et juste.

Source : Livre blanc des tendances SIRH 2015, Danaé – Cercle SIRH

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