Evaluation de la maturité digitale de la fonction paie
La paie est un facteur déterminant du climat social et de confiance envers la direction de l’entreprise. C’est une fonction complexe, toujours en évolution, sous tension, cadencée, sensible et ingrate. En effet, lorsque celle-ci est correctement réalisée, elle n’apporte pas forcément de valeur ajoutée à l’entreprise. Dans le cas contraire, un défaut de paie peut avoir un impact négatif très fort : pénalités, insatisfaction, méfiance, grève…
L’année 2020 est marquée par une crise sanitaire sans précédent. Les ordonnances, décrets et lois se multiplient impactant fortement la paie et sa nécessaire continuité de service. Les équipes sont sur-sollicitées, des difficultés organisationnelles apparaissent. C’est lors de ces situations de crise que des processus éprouvés et outils digitaux efficients sont plus que jamais nécessaires.
Qu’est-ce que la « fonction paie » ?
Derrière la terminologie « Fonction Paie » nous intégrons toutes les missions et les acteurs qui participent au processus de la gestion de la paie, notamment :
- En amont : maintenance règlementaire (veille et mise à jour des paramétrages SIRH) et collecte des éléments variables de paie.
- Production de la paie : lancement des traitements de paie, production des bulletins de paie, contrôles des paies, DSN
- En aval : comptabilisation de la paie, reporting (effectifs, masse salariale, absentéisme, …), missions administratives post paie (gestion des dossiers maladie, …)
La maturité est l’étape dans laquelle se trouve un organisme qui a atteint son plein développement sur un sujet donné.
Quel est le rôle fondamental de la fonction paie dans nos organisations ?
La fonction paie était autrefois perçue comme garante de la fiabilité de la production de la paie. Aujourd’hui, celle-ci doit à la fois rendre compte de sa performance tout en réduisant ses coûts de production. Son champ d’intervention s’est donc élargi à différents sujets qui gravitent autour de la paie. La fonction paie collabore désormais en projet avec les services RH et DSI vers des solutions performantes et efficientes.
L’évolution de l’intelligence artificielle a aussi transformé le métier, la fonction paie doit ou devra identifier les solutions qui permettent de remplacer l’homme par la machine sur des tâches sans grande valeur ajoutée.
Comment évaluer et optimiser la maturité digitale de la fonction paie ?
L’évaluation de la maturité de la fonction paie intègre 4 axes :
- L’axe « Organisation »
L’intérêt de l’organisation, tant dans sa conception que dans sa gestion, est d’optimiser la corrélation entre les finalités choisies et les ressources et moyens disponibles. Le rôle de l’organisation est de réguler cette corrélation en agissant, pilotant, communicant, dans le but de répondre à des besoins et d’atteindre des objectifs déterminés.
- L’axe « Processus »
Il est important dans chaque organisation de définir « QUI » peut faire « QUOI » et sur quel « PERIMETRE ». C’est en cela que réside la définition des processus. Pour optimiser le fonctionnement des processus, les organisations peuvent et doivent mettre en place un pilotage des processus, aussi défini par le « Business Processus Management » (démarches, techniques, méthodes et outils qui permettent de mettre sous contrôle les processus)
- L’axe « Hommes »
Les questions relatives aux compétences doivent tenir compte du mode d’organisation, et de la maturité professionnelle des managers tout en intégrant une cohérence avec les perspectives d’évolution de l’organisation et des technologies. Elles doivent ainsi identifier et anticiper les enjeux à venir pouvant impacter les compétences.
- L’axe « Outils »
L’axe outils prend en compte les outils utilisés pour la production de la paie, mais aussi les reportings et les déclaratifs post-paie.
Pour chaque axe, la maturité est appréciée avec une échelle de mesure sur 5 niveaux : Aléatoire, défini, efficace, optimisé et amélioration permanente.
HR Path vous accompagne dans l’évaluation de la maturité digitale de vos fonctions paie au travers de ces 5 niveaux.
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