Le choix d’un service de paie en soutien à vos enjeux stratégiques

Dans une optique d’efficience, les entreprises mobilisent de plus en plus leurs collaborateurs sur leur activité principale et sur des responsabilités à plus forte valeur ajoutée et au plus proche de leur « Core business ». Ceci explique pourquoi la paie est de plus en plus confiée à des prestataires externes.

Cette externalisation de la paie apporte des avantages multiples, que ce soit de nature économique, opérationnelle ou stratégique, en ligne avec les enjeux globaux et de stratégie RH.

Quels sont les facteurs les plus fréquents de l’externalisation ou d’une remise à plat de son organisation en la matière ?

• Dans un environnement business ou la Data est le nouvel or noir, une entreprise, qu’elle soit PME ou GE, a besoin de consolider ses données pour améliorer son pilotage. La mise en œuvre d’un Master Data RH / d’une solution de Human Capital Management est bien souvent une réponse à ce besoin, avec de fortes incidences sur la gestion de la paie en matière de flux de données. En effet, une large partie des données sont alors saisies dans le Core RH (éléments contractuels, de rémunérations et parfois de gestion des temps). Ainsi, pour éviter la double saisie et sécuriser le bon niveau d’intégration et la simplicité de l’architecture (et par voie de conséquence le coût réduit de sa maintenance), il est souvent nécessaire de rationaliser ses prestataires Paie et/ou de remettre à plat son organisation en matière de solutions technologiques paies et de niveau d’externalisation.  A noter, au niveau international, la mise en œuvre d’un HCM implique quasi systématiquement une rationalisation des prestataires de paie autour de fournisseurs ayant une référence éprouvée en matière d’interface et d’intégration « globalisées », évitant ainsi un “paysage spaghetti” (architecture inefficiente en matière de coûts de maintenance ); et maximisant l’automatisation des flux de données et donc le TCO (Total Cost of Ownership) de la solution globale RH.
• La période de Covid a déstabilisé un certain nombre d’organisations et de fonctions support dont le service de paie, que ce soit pour des raisons d’indisponibilité des personnes clé pour faire fonctionner le service ; ou d’adaptabilité des solutions aux évolutions légales complexes et démultipliées. En ce sens, l’externalisation est un moyen de garantir
  • la continuité d’un service qui même s’il est considéré souvent comme une « commodity » est un- prérequis au bon fonctionnement de toute entreprise (paiement des salariés) ainsi évitant les risques
  • la conformité des solutions et du processing de la paie avec les évolutions légales quel qu’en soit leur rythme.

Sur une logique de multi-pays, cette externalisation permet aussi d’accompagner la transformation de l’organisation des équipes RH du client avec la mise en œuvre de processus et niveaux d’externalisation harmonisés et fondés sur les meilleures pratiques

• Une économie plus globalisée et dans laquelle les entreprises se recentrent parfois sur un de leurs core-business implique aussi des scenarii d’acquisition, fusion et de spin-off. Ces réorganisations impactant les fonctions support et leurs solutions technologiques, sont aussi des facteurs évidents d’externalisation voir de remise à plat du paysage SIRH. Le cas du Spin off implique aussi une gestion de planning particulière permettant de donner l’entière autonomie à la BU en Spin-off à l’expiration du TSA agreement.
• Un contexte de changements significatifs de taille et/ou de portée de l’entreprise nécessite aussi l’anticipation de l’agilité des solutions et services RH et de paie, notamment :
  • la capacité à accompagner la croissance localement (dimension paie évidemment, mais aussi talent management, facilité et automatisation de l’On-Boarding des nouvelles recrues…)
  • la capacité à accompagner la croissance dans de nouveaux pays (implantations nouvelles)
  • la flexibilité en terme de support ou encore de périmètre de services.

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