Pourquoi les RH doivent-elles adopter les SMACS ?

« Les SMACS » désigne la tendance des outils informatiques à répondre aux critères suivants : Social, Mobile, Analytique, Cloud, et Sécurité. Appliqués aux domaines des RH, quels sont les avantages des outils SMACS ?

Social :

La dimension « Social » fait partie de la vie de toute entreprise à travers des outils qui vont de la messagerie jusqu’aux réseaux sociaux. En effet, de plus en plus d’entreprises se dotent d’outils collaboratifs leur permettant de mieux communiquer, d’avoir accès à davantage d’informations ou encore d’accentuer leur notoriété. Tchat, tableaux de bords, portails, communautés ou encore partage de documentation … autant de supports qui permettent aux Ressources Humaines de relayer des informations en interne. Les applications « Social » renforcent la proximité entre les Ressources Humaines et les salariés, les rendent plus accessibles et plus présentes. Un collaborateur peut, par l’intermédiaire d’un tchat ou d’un outil de gestion collaborative, poser des questions. Les réponses qui seront émises par les RH ou les participants au groupe pourront être consultées par l’ensemble de la communauté.

Mobile :

Dans un environnement ou les déplacements sont fréquents, le télétravail démocratisé, et la frontière travail / vie privée plus floue, bénéficier d’outils consultables et fonctionnant sur mobile est déterminant. Selon une étude du CXP Group, une entreprise sur deux utilise ou projette d’utiliser des outils de travail sur mobile.

Toujours selon la même étude, 42% des entreprises interrogées utilisent des applications mobiles dans le cadre de leur SIRH et 22% d’entre elles sont en cours d’acquisition de solutions mobiles pour le SIRH.

L’intérêt pour les acteurs des services ressources humaines comme pour les collaborateurs est de pouvoir opérer des actions à distance s’ils sont en déplacement ou en rendez-vous. Par exemple, poser un congé, valider une demande de formation sur son Smartphone permet d’aller plus vite et d’être plus réactif. Pour les entreprises ayant des collaborateurs nomades (consultants, commerciaux), posséder des outils mobiles est essentiel. Il faut noter que les outils mobiles sont davantage utilisés dans les entreprises.
Nouvelle tendance : le BYOD pour « Bring Your Own Device » soit le fait, par exemple, de se servir de son Smartphone ou de son ordinateur personnel pour travailler. Dans l’exemple du téléphone, cela permet de centraliser toutes des communications sur un seul et même matériel et donc de rationaliser les coûts tout en augmentant la réactivité.

Analytics :

L’analytique qui souvent était, par le passé, délaissé au profit de l’opérationnel, est aujourd’hui devenue l’une des préoccupations des entreprises et notamment des Directions des Ressources Humaines. En effet, depuis que les fonctions RH disposent d’outils informatiques leur permettant de stocker les données, elles souhaitent de plus en plus les analyser et prédire les tendances RH à partir de ces données.
Selon l’étude du CXP, les outils utilisés le plus fréquemment par les départements RH interrogés sont les tableaux Excel (61%), suivent les Dashboard avec 45 %. Les outils d’analyse complexe eux sont utilisés par seulement 23% des répondants.

Il ne faut pas oublier que, dans le domaine RH, certaines obligations légales comme la DSN (Déclaration Sociale Nominative) ou la BDES (Base de Données Economique et Sociale) ont poussé les services à s’équiper rapidement d’outils de pilotage.

Cloud :

Toujours selon l’étude du CXP, 43% des entreprises interrogées utilisent des applications Cloud en SIRH et 19% envisagent ce projet. Ces applications, accessibles en ligne à tout moment et via n’importe quel support (ordinateur, tablette, portable) représentent de nombreux avantages pour les services RH. Par exemple, la mise en place d’un SIRH dans le Cloud est bien plus rapide : il faut compter quelques semaines contre plusieurs mois pour les solutions On Premise. De plus, les solutions Cloud sont bien souvent plus agréables à utiliser. Leurs interfaces sont plus graphiques et plus modernes. Les montées de version se font, pour bon nombre d’éditeurs, automatiquement et ne nécessitent pas forcément un investissement supplémentaire pour les entreprises.

Dans les services RH, les applications Cloud concernent en grande majorité : la formation, la gestion des temps, la gestion administrative du personnel et le recrutement. La paie et la rémunération sont à la traine, notamment car le Cloud souffre encore des craintes des entreprises concernant la sécurité des données (qui pourtant n’est pas davantage mise en péril que pour les logiciels On Premise).
On note que le Cloud est plus répandu dans les sociétés de plus de 500 personnes (55% d’entre elles sont utilisatrices) alors que les entreprises de 250 à 500 personnes représentent un pourcentage de 18% seulement. Preuve qu’une fois que l’on a adopté le Cloud, il est difficile de s’en séparer : 90% des entreprises possédant des applications dans le Cloud en sont satisfaites.

Security :

Sujet phare notamment depuis l’avènement du Cloud et de l’importance des données sur internet, la sécurité est au cœur des préoccupations des entreprises et des services RH. Les domaines où la sécurité importe le plus pour les Ressources Humaines sont la protection des données des salariés et la fraude du travail (vol de données, usurpation d’identité). La sécurité liée aux applications mobiles n’est pas en reste.
Pour parer à ces inquiétudes, les éditeurs de logiciels mettent en avant les garanties de sécurité de leur solution : hébergement chez des professionnels du Cloud, sauvegardes, séparation des données sur des serveurs distincts pour chaque client … tout est mis en avant pour rassurer et en finir avec les craintes des utilisateurs.