Um Sie besser unterstützen zu können, finden Sie nachstehend alle häufig gestellten Fragen zum Thema Kompetenz in Sachen Outsourcing der Gehaltsabrechnung. Diese FAQ vermitteln Ihnen ein besseres Verständnis für unseren Ansatz und unsere Dienstleistungen.
Häufig gestellte Fragen
Wie mit HR Path Ihre Gehaltsabrechnung auslagern?
Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung wird immer beliebter, aber entscheiden sich Unternehmen aus den richtigen Gründen für ein solches Projekt? Sind sie sich des tatsächlichen Nutzens solcher Projekte bewusst? Da es sich bei der Gehaltsabrechnung um eine wichtige Aufgabe des Personalwesens handelt, ist es wichtig, die Auswirkungen zu ermitteln, die deren Auslagerung auf das Unternehmen haben kann, und eine geeignete Methodik festzulegen. HR Path liefert Ihnen die Grundlagen für den Erfolg aller Ihrer Outsourcing-Projekte.
Finanzielle Vorteile, aber nicht ausschließlich.
Kostensenkung ist einer der Hauptgründe, warum viele Unternehmen die Verwaltung ihrer Gehaltsabrechnung auslagern. In einem Kontext, in dem häufig verlangt wird, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, ist die Delegation von Betreuungsaufgaben eine logische Wahl. Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung führt in der Regel zu einer positiven Investitionsrendite. Die Gründe, warum Unternehmen diese Entscheidung treffen, sind jedoch vielfältig, und nicht immer stehen finanzielle Gründe im Vordergrund. Die Problematik, qualifizierte und erfahrene Gehalsbuchhalter zu finden, ist ein weiterer entscheidender Faktor. Der Wettbewerb um Talente im Personalbereich ist hart, und eine hohe Fluktuation oder ein Mitarbeiter, der in den Ruhestand geht, können HR-Abteilungen vor erhebliche Probleme stellen.
Vermeidung von Gesetzesrisiken
Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung stellte daher eine Auslagerung des HR-Talentmanagements aber auch und vor allem eine Delegation von Verantwortung dar. Die Gehaltsabrechnung ist im Unternehmen ein sensibles Thema: Eine stabile und korrekte Gehaltsabrechnung bewahrt den sozialen Frieden, während eine falsche Gehaltsabrechnung sehr schnell zu internen Spannungen führt.
Indem sie diese Aufgabe unternehmensexternen Fachleuten anvertrauen, können die Führungskräfte mögliche Spannungen vermeiden, die sich aus solchen Fehlern ergeben könnten. Sie schützen das Unternehmen gleichzeitig vor dem juristischen Risiko, das zunehmend auf den HR-Abteilungen lastet. Die Gesetzgebung ist im Bereich der Gehaltsabrechnung sehr aktiv und erfordert daher ständige Anstrengungen, um die Vorschriften im Auge zu behalten, da sonst schwerwiegende Strafen für das Unternehmen drohen können. Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung ist daher sowohl durch das Bedürfnis nach Ruhe und Rechtssicherheit als auch durch die Notwendigkeit der Kostensenkung motiviert.
Gut betreut werden
Aufgrund dieser Vorteile wird das Outsourcing der Gehaltsabrechnung immer beliebter. Bevor jedoch ein Projekt in Angriff genommen wird, ist es wichtig, sich der Risiken bewusst zu sein und zu wissen, dass einige Projekte mit einer großen Unzufriedenheit des Kunden enden können. Meistens kann dies auf eine unzureichende Kommunikation zwischen dem Dienstleister und dem Kunden zurückgeführt wereden.
Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung sollte sich nicht auf die Übertragung einer Aufgabe beschränken. Sie sollte zu einer vollständigen Überarbeitung der internen Kooperationsabläufe führen: Wer sind die Ansprechpartner für die Mitarbeiter? Wie werden die Daten verarbeitet und mit anderen Stellen ausgetauscht? Um all diese Fragen beantworten zu können, muss das Unternehmen, das seine Gehaltsabrechnung auslagert, umfassende Informationen über seine internen Prozesse bereitstellen, da die eingesetzten Werkzeuge und Methoden andernfalls unzureichend sein könnten.
Den ROI eines Outsourcings ermitteln
Der wirtschaftliche Nutzen des Outsourcings der Gehaltsabrechnung beschränkt sich nicht nur auf ökonomische Aspekte. Es ist von entscheidender Bedeutung, sie qualitativ zu bewerten. Wenn ein Unternehmen seine Gehaltsabrechnung einem Fachmann anvertraut, darf es zu Recht eine höhere Qualität erwarten, als sie bisher im eigenen Haus erbracht wurde. Aus diesem Grund können Systeme zur Leistungsmessung zum Zeitpunkt des Outsourcings eingeführt werden, wo zuvor intuitiv auf den Grad der Mitarbeiterzufriedenheit vertraut wurde. Der Mehrwert des Outsourcings mit HR Path ist daher vielschichtig: Dazu gehören die Absicherung gegen gesetzliche Risiken, die Fähigkeit des Unternehmens, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren, und eine qualitative Verbesserung der Gehaltsabrechnungsverfahren. Dieser Logik folgend muss das Outsourcing somit als echtes Unternehmensprojekt behandelt werden.
Welche Vorteile bietet das Outsourcing der Gehaltsabrechnung mit HR Path?
Ein Unternehmen, das sich für das Outsourcing entscheidet, kann sich auf Aufgaben mit hohem Mehrwert konzentrieren und dank der Zeit- und Kosteneinsparungen eine bessere Qualität seiner Dienstleistungen sicherstellen.
Wenn sich ein Unternehmen für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung (d. h. die Beauftragung eines Dienstleisters mit der Bearbeitung der Gehaltsabrechnungen und der DSN) entscheidet, muss es eine Reihe von Faktoren in Betracht ziehen: Die Kosten und der Nutzen des Outsourcings, sowohl in Bezug auf Wirtschaftlichkeit, Zeit und Sicherheit, müssen gemessen werden.
HR Path stellt Ihnen also die Vorteile zusammen, die das Unternehmen vor seiner Entscheidung berücksichtigen sollte.
VORTEILE
- Sicherheit und Zuverlässigkeit in Rechtsangelegenheiten
In erster Linie die Einhaltung der Vorschriften. Wenn wir beim Beispiel der Gehaltsabrechnung bleiben, sehen sich viele Unternehmen heute mit einer Fülle von rechtlichen Entwicklungen konfrontiert.
Die Auslagerung Ihrer Gehaltsabrechnung an Experten gewährleistet ein Ergebnis, das den derzeit geltenden Rechtsvorschriften entspricht: In der Tat ändern sich die gesetzlichen Vorschriften ständig und werden von den Unternehmen, die die Verwaltung der Gehaltsabrechnung übernehmen, analysiert und sofort aktualisiert, wodurch mögliche Streitigkeiten mit den Mitarbeitern vermieden werden.
Konflikte mit Sozialversicherungsträgern und anderen Behörden aufgrund von Fehlern werden ebenfalls auf ein Minimum reduziert.
- Wissensmanagement
Es ist in der Tat sehr schwer, auf dem heutigen Markt gute Fachkräfte für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung zu finden, sie auszubilden und vor allem, sie zu halten. Durch Outsourcing kann das Unternehmen sicher sein, dass es jederzeit von der besten Kompetenz profitiert. Und schließlich ist das letzte wichtige Argument wirtschaftlicher Natur, denn durch Outsourcing bestimmter Abläufe kann sich das Unternehmen auf Aktivitäten konzentrieren, die einen echten Mehrwert darstellen.
- Zeitersparnis
Wenn die entsprechenden Fähigkeiten im Unternehmen nicht vorhanden sind, spart es durch Outsourcing der Gehaltsabrechnung Zeit und Geld, z. B. für die Beschaffung und Ausbildung von Mitarbeitern.
- Einfachere Gestaltung der Verfahren
Mit der komplexen und vielseitigen Software für die Gehaltsabrechnung, die bestimmte Kompetenzen voraussetzen, wird keine Zeit mehr vergeudet. Das Unternehmen wird es in den meisten Fällen neben seinem festen Ansprechpartner nur mit einer vereinfachten Schnittstelle zu tun haben.
- Bessere Kostenkontrolle
Interne Personalkosten in Bezug auf die Gehaltsabrechnung (direkte und indirekte) sind oft schwer zu messen (z. B.: für Parametrierung, Betrieb, Softwareentwicklung…). Durch Outsourcing können diese Kosten gesenkt und gleichzeitig das Gesamtbudget durch die Einbeziehung externer Kosten besser kontrolliert werden.
Wichtig
Bevor ein Unternehmen einen Vertrag mit einem Dienstleister unterzeichnet, muss der Umfang der zu übertragenden Dienstleistung genau festgelegt werden. Geht es nur um die Gehaltsabrechnung? Was ist mit den Sozialabgaben? Die Meldungen bei Sozialversicherungsträgern?
Hierfür muss das Unternehmen über den Umfang des Outsourcings entscheiden. Davon gibt es vier: Hardware und Hosting, Wartung (TMA), Hardware und Wartung (ASP oder SaaS – gemeinsame Plattform für mehrere Kunden), sowie das Verfahren selbst und seine Akteure (BPO).
Wenn Ihr Unternehmen beschließt, die Gehaltsabrechnung auszulagern, raten wir dazu, dieses Outsourcing am 1. Januar einzurichten, um den Prozess zu erleichtern.
Wie kann die internationale Gehaltsabrechnung mit HR Path ausgelagert werden?
Jedes Land bringt eigene Herausforderungen für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung mit sich!
Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung bietet viele Vorteile. Dazu gehören geringere direkte und vor allem indirekte (oft versteckte) Kosten, keine Fehler und ein geringeres Gesamtrisiko für das Unternehmen. Durch das Outsourcing gewinnen Sie zusätzliche Kompetenzen im Bereich der Gehaltsabrechnung und vermeiden gleichzeitig die Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern, die Verwaltung von Personalwechseln und die Effekte von „Hierarchien“ eines unternehmensinternen Teams. Die Entscheidung für das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung bedeutet, dass Sie externen Teams von Lohn- und Gehaltsbuchhaltern vertrauen können, sei es auf rechtlicher, kultureller oder technischer Ebene. Einfache Kommunikation ist ein zentraler Faktor, da die Gehaltsabrechnung ein Verfahren ist, das interne Ressourcen und einen Gehaltsabrechnungspartner kombiniert.
Länderspezifische Anforderungen
Zeitzonen, Arbeitstage, Sprache, Währung, Religion, Politik oder kulturelle Gepflogenheiten sind alles Elemente, die beim Outsourcing der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens berücksichtigt werden müssen.
In Singapur beispielsweise müssen die ethnische Herkunft und die Religionszugehörigkeit von Arbeitnehmern auf eine ganz bestimmte Weise erfasst und aufgezeichnet werden, um Zugang zur Gehaltsabrechnung zu erhalten. In Australien und Neuseeland ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass die Urlaubssalden von der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung selbst und nicht von der Personalabteilung verwaltet werden. Darüber hinaus sind Englischkenntnisse in einigen fernostasiatischen Ländern wie Japan, Südkorea, Vietnam, Indonesien und Thailand selten. Belgien verlangt, dass der Anbieter der Gehaltsabrechnung ein Sozialsekretariat ist. Die Vereinigten Staaten integrieren die Dimensionen Zahlung und „Benefit Management“.
Die Besonderheiten eines jeden Landes machen das Outsourcing der Gehaltsabrechnung zu einem komplexen Bereich, wenn die Dienstleistung nicht von einem lokalen Partner angeboten wird, der die jeweiligen Herausforderungen versteht und sich ihnen anpasst. Bei der Wahl Ihres Outsourcing-Ansprechpartners ist daher der Kontakt zu einem Payroll Manager vor Ort unerlässlich.
Wie können Kleinbetriebe/KMUs ihre Gehaltsabrechnung mit HR Path auslagern?
Die Entscheidung für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitern Zeit ersparen und gleichzeitig von den Kompetenzen des Berufsstandes profitieren. Diese Dienstleistung ist nicht nur für große Unternehmen geeignet, denn das Outsourcing der Gehaltsabrechnung mit HR Path ist je nach Ihren Bedürfnissen auf verschiedenen Ebenen möglich.
Gehaltsabrechnungs-Outsourcing als universelle Lösung für alle Arten von Unternehmen
Ob in kleinem oder großem Maßstab, die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung bleibt für jedes Unternehmen eine strategische Entscheidung. Ganz gleich, ob Sie ein Kleinbetrieb oder ein Großkonzern sind, auf dem Markt für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung gibt es heute eine ausgelagerte Lösung, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Unternehmen, die nur einen Anbieter, einen Manager, eine MSA oder ein CRM haben, bevorzugen beispielsweise diesen Dienst.
Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens bringt die Compliance mit den (durch die Gehaltsabrechnungsgesetze festgelegten) Vorschriften mit sich; eine HRIS-Schnittstelle (idealerweise cloudbasiert) und ein Berichtssystem. Zudem bietet dieser Dienstleister einen vertrauenswürdigen lokalen Partner für den Kundendienst vor Ort.
Outsourcing senkt Kosten und TCO (Total Cost of Ownership) und verpflichtet Sie zur Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO). Dies ist auch im Hinblick auf die Flexibilität ein echter Vorteil, denn Ihr Anbieter berücksichtigt die Skalierbarkeit des Unternehmens, sei es geografisch oder in Bezug auf die Anzahl der zu berücksichtigenden Mitarbeiter.
Die Wahl eines zu Ihrer Unternehmensstruktur passenden Dienstleisters
Für Kleinbetriebe empfiehlt sich die Inanspruchnahme eines Lohn- und Gehaltsbuchhaltungsdienstleisters, was letztlich kostengünstiger sein wird als die Eigenproduktion. In Kleinbetrieben wird die Gehaltsabrechnung, wenn sie nicht an einen externen Payroll Manager ausgelagert wird, häufig vom Geschäftsführer des Unternehmens durchgeführt. Dies hindert ihn daran, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren und somit sein Unternehmen optimal voranzubringen. In Anbetracht der Kosten für die Lösung (die je nach Erfahrung des Verantwortlichen variieren), der Kosten für die Gehaltsabrechnung und der Kosten für die Kontrolle der Sozialleistungen ist es für Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten wesentlich interessanter, einen externen Gehaltsabrechnungsanbieter zu beauftragen.
In KMUs wird die Gehaltsabrechnung in der Regel von einem Personalleiter durchgeführt, der auch für die Verwaltung des Personalwesens, die Personalbeschaffung, die Ausbildung, die Personalentwicklung usw. zuständig ist. Der Zeitaufwand für die Gehaltsabrechnung ist sehr hoch und geht in diesem Fall zu Lasten der allgemeinen Leistungsfähigkeit des Personalwesens. Gleichzeitig ist es selten, dass ein Personalleiter alle Besonderheiten der Gehaltsabrechnung beherrscht. Auch die Einstellung eines Gehaltsabrechnungsfachmanns ist mit erheblichen Kosten verbunden.