Faire le choix d’externaliser la paie de son entreprise c’est faire économiser du temps à vos collaborateurs tout en bénéficiant de l’expertise du métier. Ce service n’est pas réservé aux grandes entreprises puisque l’externalisation de paie avec HR Path est disponible à plusieurs niveaux selon vos besoins.

L’externalisation de la paie comme facilitateur universel pour tout type d’entreprise

À petite ou grande échelle, le service de paie reste un choix stratégique pour l’entreprise. Que vous soyez TPE ou GE, il existe aujourd’hui sur le marché du service de paie une solution externalisée adaptée à vos besoins. Par exemple, les entreprises ayant un seul prestataire, un seul responsable, un seul MSA ou un seul CRM privilégient le choix de ce service.

Externaliser la paie de son entreprise apporte une conformité (garantie grâce à la législation sur les salaires) ; une interface SIRH (idéalement basée sur le cloud) ainsi qu’un système de reporting. De plus, ce service met à disposition un partenaire local de confiance pour un service client de proximité.

L’externalisation est un vecteur de réduction des coûts et du TCO (coût total de possession) et vous engage en matière de confidentialité des données (RGPD). C’est également un véritable atout en matière de flexibilité car votre prestataire prend en compte l’évolutivité de l’entreprise, que ce soit au niveau géographique ou avec le nombre d’employés à prendre en charge.

Le choix d’un prestataire adapté à votre structure

Pour les TPE, il est recommandé de faire appel à un prestataire de service de paie qui, à terme, sera plus rentable qu’une production en interne. Au sein des TPE, lorsque les paies ne sont pas externalisées auprès d’un gestionnaire de paie externe, celles-ci sont souvent réalisées par le dirigeant de l’entreprise, ce qui ne lui permet pas de se concentrer sur son cœur de métier et donc de développer correctement son entreprise. En considérant le coût de la solution (variable selon l’expérience du gestionnaire), le coût de la paie et le coût de la veille sociale, il sera nettement plus intéressant pour les entreprises de moins de 10 salariés d’avoir recours à un prestataire de paie externe.

Pour les PME, la paie est généralement gérée par un responsable des ressources humaines, qui est également responsable de la gestion de l’administration des employés, du recrutement, de la formation professionnelle, du développement des ressources humaines etc. Le temps consacré à la gestion de la paie est très chronophage, et est dans ce cas utilisé au détriment du développement des ressources humaines dans son ensemble. Parallèlement, il est rare qu’un responsable RH maîtrise l’ensemble des spécificités de la paie. Le recrutement d’un expert de paie est aussi un coût non négligeable.

L’entreprise qui décide d’externaliser fait également le choix de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, et d’assurer une meilleure qualité de ses services grâce à un gain de temps et d’argent.

Lorsque celle-ci fait le choix d’externaliser sa paie (confier le traitement des bulletins de paie de ses salariés et des DSN à un prestataire), elle doit prendre en compte un certain nombre de facteurs : il lui faut mesurer les coûts et les bénéfices, aussi bien en termes d’argent que de temps et de sécurité, de cette externalisation.

HR Path vous présente donc de manière synthétique les avantages que l’entreprise doit intégrer dans sa réflexion avant de prendre sa décision.

AVANTAGES

• Sécurité et assurance quant aux questions juridiques

En premier lieu, la conformité. Si l’on reste sur l’exemple de la paie, aujourd’hui, bon nombre d’entreprises se trouvent confrontées aux évolutions légales qui sont assez abondantes.

Externaliser sa paie auprès d’experts assure un résultat conforme à la législation en vigueur : en effet, sans cesse en mouvements, les réglementations juridiques sont constamment analysées par les sociétés de gestion de paie et mises à jour de manière instantanée, ce qui évitera des possibles litiges avec les collaborateurs.

Les litiges avec l’URSSAF et d’autres organismes sociaux dus à des erreurs sont également minimisés.

• La gestion des compétences

Il est effet très difficile de trouver aujourd’hui sur le marché de bonnes compétences paie, de les former, et surtout de les garder. En externalisant, l’entreprise a l’assurance de bénéficier de la meilleure expertise à tout moment. Enfin, le dernier argument non négligeable est économique puisqu’en externalisant certains process, l’entreprise va pouvoir se concentrer sur ce qui représente pour elle une véritable valeur ajoutée.

• Gain de temps

Si les compétences ne sont pas acquises en interne, externaliser la paie de l’entreprise permettra à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent dans la formation et le recrutement notamment.

• Simplification du processus

Aucune perte de temps également avec les logiciels de gestion de paie, qui sont complexes et nécessitent une certaine expertise. L’entreprise ne sera, la plupart du temps, qu’en rapport avec une interface simplifiée, en plus de son interlocuteur dédié.

• Meilleur contrôle des coûts

Les coûts internes liés à la paie (directs et indirects) sont souvent difficiles à mesurer (ex : paramétrage, exploitation, évolution du logiciel …). L’externalisation permet de les réduire tout en maîtrisant mieux le budget global en incluant les coûts externes.

Important

Avant de signer le contrat qui la liera à son prestataire, l’entreprise doit définir le périmètre qu’elle délègue. Est-ce uniquement la paie ? Quid des charges sociales ? Du reporting social ?

Pour cela, elle doit décider de son niveau d’externalisation. Il en existe quatre : le matériel et l’hébergement, la maintenance (TMA), le matériel et la maintenance (ASP ou SaaS – base mutualisée entre plusieurs clients), et le processus en lui-même et ses acteurs (BPO).

Si votre entreprise décide d’externaliser, nous vous conseillons de mettre en place cette externalisation de paie à la date du 1er janvier afin de faciliter la démarche.

Faire le choix d’externaliser la paie de son entreprise c’est faire économiser du temps à vos collaborateurs tout en bénéficiant de l’expertise du métier. Ce service n’est pas réservé aux grandes entreprises puisque l’externalisation de paie avec HR Path est disponible à plusieurs niveaux selon vos besoins.

L’externalisation de la paie comme facilitateur universel pour tout type d’entreprise

À petite ou grande échelle, le service de paie reste un choix stratégique pour l’entreprise. Que vous soyez TPE ou GE, il existe aujourd’hui sur le marché du service de paie une solution externalisée adaptée à vos besoins. Par exemple, les entreprises ayant un seul prestataire, un seul responsable, un seul MSA ou un seul CRM privilégient le choix de ce service.

Externaliser la paie de son entreprise apporte une conformité (garantie grâce à la législation sur les salaires) ; une interface SIRH (idéalement basée sur le cloud) ainsi qu’un système de reporting. De plus, ce service met à disposition un partenaire local de confiance pour un service client de proximité.

L’externalisation est un vecteur de réduction des coûts et du TCO (coût total de possession) et vous engage en matière de confidentialité des données (RGPD). C’est également un véritable atout en matière de flexibilité car votre prestataire prend en compte l’évolutivité de l’entreprise, que ce soit au niveau géographique ou avec le nombre d’employés à prendre en charge.

Le choix d’un prestataire adapté à votre structure

Pour les TPE, il est recommandé de faire appel à un prestataire de service de paie qui, à terme, sera plus rentable qu’une production en interne. Au sein des TPE, lorsque les paies ne sont pas externalisées auprès d’un gestionnaire de paie externe, celles-ci sont souvent réalisées par le dirigeant de l’entreprise, ce qui ne lui permet pas de se concentrer sur son cœur de métier et donc de développer correctement son entreprise. En considérant le coût de la solution (variable selon l’expérience du gestionnaire), le coût de la paie et le coût de la veille sociale, il sera nettement plus intéressant pour les entreprises de moins de 10 salariés d’avoir recours à un prestataire de paie externe.

Pour les PME, la paie est généralement gérée par un responsable des ressources humaines, qui est également responsable de la gestion de l’administration des employés, du recrutement, de la formation professionnelle, du développement des ressources humaines etc. Le temps consacré à la gestion de la paie est très chronophage, et est dans ce cas utilisé au détriment du développement des ressources humaines dans son ensemble. Parallèlement, il est rare qu’un responsable RH maîtrise l’ensemble des spécificités de la paie. Le recrutement d’un expert de paie est aussi un coût non négligeable.

L’entreprise qui décide d’externaliser fait également le choix de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, et d’assurer une meilleure qualité de ses services grâce à un gain de temps et d’argent.

Lorsque celle-ci fait le choix d’externaliser sa paie (confier le traitement des bulletins de paie de ses salariés et des DSN à un prestataire), elle doit prendre en compte un certain nombre de facteurs : il lui faut mesurer les coûts et les bénéfices, aussi bien en termes d’argent que de temps et de sécurité, de cette externalisation.

HR Path vous présente donc de manière synthétique les avantages que l’entreprise doit intégrer dans sa réflexion avant de prendre sa décision.

AVANTAGES

• Sécurité et assurance quant aux questions juridiques

En premier lieu, la conformité. Si l’on reste sur l’exemple de la paie, aujourd’hui, bon nombre d’entreprises se trouvent confrontées aux évolutions légales qui sont assez abondantes.

Externaliser sa paie auprès d’experts assure un résultat conforme à la législation en vigueur : en effet, sans cesse en mouvements, les réglementations juridiques sont constamment analysées par les sociétés de gestion de paie et mises à jour de manière instantanée, ce qui évitera des possibles litiges avec les collaborateurs.

Les litiges avec l’URSSAF et d’autres organismes sociaux dus à des erreurs sont également minimisés.

• La gestion des compétences

Il est effet très difficile de trouver aujourd’hui sur le marché de bonnes compétences paie, de les former, et surtout de les garder. En externalisant, l’entreprise a l’assurance de bénéficier de la meilleure expertise à tout moment. Enfin, le dernier argument non négligeable est économique puisqu’en externalisant certains process, l’entreprise va pouvoir se concentrer sur ce qui représente pour elle une véritable valeur ajoutée.

• Gain de temps

Si les compétences ne sont pas acquises en interne, externaliser la paie de l’entreprise permettra à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent dans la formation et le recrutement notamment.

• Simplification du processus

Aucune perte de temps également avec les logiciels de gestion de paie, qui sont complexes et nécessitent une certaine expertise. L’entreprise ne sera, la plupart du temps, qu’en rapport avec une interface simplifiée, en plus de son interlocuteur dédié.

• Meilleur contrôle des coûts

Les coûts internes liés à la paie (directs et indirects) sont souvent difficiles à mesurer (ex : paramétrage, exploitation, évolution du logiciel …). L’externalisation permet de les réduire tout en maîtrisant mieux le budget global en incluant les coûts externes.

Important

Avant de signer le contrat qui la liera à son prestataire, l’entreprise doit définir le périmètre qu’elle délègue. Est-ce uniquement la paie ? Quid des charges sociales ? Du reporting social ?

Pour cela, elle doit décider de son niveau d’externalisation. Il en existe quatre : le matériel et l’hébergement, la maintenance (TMA), le matériel et la maintenance (ASP ou SaaS – base mutualisée entre plusieurs clients), et le processus en lui-même et ses acteurs (BPO).

Si votre entreprise décide d’externaliser, nous vous conseillons de mettre en place cette externalisation de paie à la date du 1er janvier afin de faciliter la démarche.